De werkkostenregeling (WKR): wat zijn precies de regels?

HEEMSKERK - De werkkostenregeling (WKR). Het is al bijna drie jaar verplicht voor alle werkgevers – sinds 1 januari 2015 – maar het blijft een lastig onderwerp. Want welke vergoedingen en verstrekkingen zijn belast en welke onbelast? Wat doe je met personeelsfeestjes, cursussen, reiskosten, parkeerbonnen of een zakelijke lunch? Het is een behoorlijke klus om dit allemaal op de juiste manier te administreren. Ik zal je in deze blog uitleggen welke regels er zijn, welke kosten wel en niet belast zijn en hoe je dit het beste kunt administreren.

Wat houdt de werkkostenregeling (WKR) in?

In beginsel is alles wat je als werkgever aan een werknemer verstrekt of vergoedt loon. Maar gelukkig is er besloten dat niet alle vergoedingen, verstrekkingen en voorzieningen voor je werknemer worden belast. Onder de WKR verstaan we dat je maximaal 1,2 procent van je totale fiscale loon mag besteden aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen voor je werknemers. Dit is de zogenoemde ‘vrije ruimte’. Hier betaal je dus geen loonbelasting over. Over alles wat je daarboven vergoedt, betaal je een eindheffing van 80 procent. Maar gaan alle vergoedingen en verstrekkingen ten koste van de vrije ruimte? Nee, er zijn nog andere mogelijkheden. Als je als werkgever iets aan je werknemer vergoedt, zijn er vijf mogelijkheden. De vergoeding wordt gezien als:

1.      Intermediaire kosten;

2.      Een gerichte vrijstelling;

3.      Nihilwaardering;

4.      Kosten binnen de vrije ruimte (binnen 1,2 procent van je totale fiscale loon);

5.      Kosten buiten de vrije ruimte (buiten 1,2 procent van je totale fiscale loon).

De vergoeding valt onder intermediaire kosten

Intermediaire kosten zijn kosten die de werknemer voor de werkgever heeft gemaakt. Bijvoorbeeld als de werknemer een zakelijke lunch betaalt. Maar je kunt ook denken aan parkeerkosten of een relatiegeschenk dat je werknemer voorschiet. De rekening wordt vervolgens bij jou gedeclareerd. Over deze vergoedingen hoef je geen belasting te betalen omdat dit niet wordt gezien als loon. Én deze vergoeding gaat dus ook niet ten koste van je vrije ruimte. Maar let op: als de werknemer iets voorschiet wat vervolgens aan hemzelf ter beschikking wordt gesteld, geldt dit als loon en geldt deze regel dus niet. 

De vergoeding valt onder een gerichte vrijstelling 

De Belastingdienst heeft bepaalde vergoedingen en verstrekkingen vrijgesteld. Deze gerichte vrijstellingen kun je dus ook onbelast vergoeden en gaan niet ten koste van je vrije ruimte. Onder gerichte vrijstellingen, vallen onder andere de volgende zaken:

• Kosten voor woon- en werkverkeer (tot 19 eurocent per kilometer);
• Treinkaartjes;
• Zakelijke overnachtingen;
• Maaltijden bij overwerk en koopavonden;
• Cursussen, seminars en opleidingen;
• Laptops;
• Een verhuizing vanwege de dienstbetrekking (op minimaal 25 kilometer van werk);
• Kosten voor werknemers die tijdelijk worden uitgezonden naar het buitenland.

De vergoeding wordt gezien als nihilwaardering 

Vergoed je voorzieningen op de daadwerkelijke werkplek? Bijvoorbeeld koffie of cup a soup? Dan wordt dit gezien als nihilwaardering. Hier hoef je geen belasting over te betalen en dit gaat ook niet ten koste van je vrije ruimte. Wat wel van belang is bij nihilwaarderingen, is dat dit alleen geldt als het om loon in natura gaat en niet om vergoedingen in geld. Maar, naast koffie en cup a soup, zijn er natuurlijk meer voorzieningen op de werkplek waar geen belasting betaald voor hoeft te worden. Zaken die worden gezien als nihilwaardering zijn onder andere de volgende punten.

Inrichting van de werkplek

Onder inrichting van de werkplek worden alle voorzieningen verstaan waarvan het niet gebruikelijk is dat deze op een andere plek worden gebruikt. Je kunt hierbij denken aan het bureau, een vaste computer, het kopieerapparaat, pennen en papier.

Apparatuur

Apparatuur die ook buiten de werkplek gebruikt kan worden door werknemers, zoals laptops en tablets. Wel is van belang dat de apparatuur voor minstens 90 procent zakelijk gebruikt wordt.

Consumpties

Consumpties die geen deel uitmaken van een volledige maaltijd. Je kunt hierbij onder andere denken aan koffie, fruit, koekjes en cup a soup.

Bedrijfskleding

Bedrijfskleding die nagenoeg alleen geschikt is om tijdens werktijd te dragen. Denk aan uniformen en bedrijfskleding met een logo erop.

Smartphones

Smartphones die mede op de werkplek worden gebruikt. Wel is van belang dat de smartphone voor minimaal 10 procent zakelijk wordt gebruikt.

Arbovoorzieningen

Onder Arbovoorzieningen verstaan we een voorziening die vanwege de Arbeidsomstandighedenwet verplicht ter beschikking wordt gesteld. Van belang is dat deze voorziening (gedeeltelijk) op de werkplek wordt gebruikt.

Bedrijfsfitness

Ook bedrijfsfitness valt onder de nihilwaardering. De voorwaarde is dat de fitness op de werkplek plaatsvindt. Als we het hebben over een abonnement bij de dichtstbijzijnde sportschool, dan valt dit wel onder de vrije ruimte. 

Huisvesting

Zolang de werknemer niet officieel op de werkplek woont, valt huisvesting en inwoning op de werkplek onder de nihilwaardering.

De vergoeding valt in de vrije ruimte

Alle vergoedingen die niet in één van bovenstaande categorieën vallen, noemen wij vergoedingen ten laste van forfait. Je kunt hierbij denken aan personeelsfeestjes, personeelsreisjes, kerstpakketten en maaltijdvergoedingen in geld. In tegenstelling tot intermediaire kosten, gerichte vrijstellingen en nihilwaardering, betaal je over vergoedingen ten laste van forfait wel belasting. Maar niet over het gehele bedrag. Als de vergoeding binnen de vrije ruimte valt, is het ook vrijgesteld van belasting. Zoals eerder gezegd, wordt de vrije ruimte bepaald op basis van 1,2 procent van je totale fiscale loon. Je kunt deze dus besteden aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen aan je werknemers. Als jij op de loonlijst staat, kun je dit dus ook aan jezelf besteden.

De vergoeding valt buiten de vrije ruimte

Als het bedrag dat je besteedt aan vergoedingen boven de vrije ruimte uitkomt, dan geef je meer uit dan de norm. En over dat deel moet je belasting betalen. Veel belasting. Dit is namelijk in de vorm van een eindheffing van 80 procent. Deze eindheffing mag je niet op de werknemer verhalen. Als je meerdere ondernemingen hebt die onder hetzelfde moederbedrijf vallen, is er een andere mogelijkheid. Je mag namelijk een verzoek indienen om meerdere ondernemingen gezamenlijk te beoordelen. In feite deel je dus dezelfde ruimte en kun je binnen de holding schuiven.

Veel gestelde vragen over de werkkostenregeling (WKR)

Hoe zit het met maaltijden?

Consumpties die geen deel uitmaken van een volledige maaltijd, vallen onder de nihilwaardering. Zoals koffie, thee, fruit en cup a soup. Maar als je consumpties als een traktatie verpakt en je werknemers geeft om thuis te nuttigen, wordt het gezien als een gift. Dan is het wel belast. De werkgever moet hiervoor een bijtelling doen op het loon of de waarde onder de vrije ruimte moeten brengen.  Maar wat als je de lunch verstrekt aan je werknemers? De Belastingdienst hanteert (in 2017) een normbedrag van €3,30 per maaltijd. Dat betekent dat dit bedrag wordt gezien als loon. De werkgever kan zelf beslissen of hij dit als laste van forfait in de werkkostenregeling plaatst. Een eigen bijdrage van de werknemer kun je van dit bedrag aftrekken. Als de maaltijd een zakelijk belang heeft, omdat het wordt genuttigd tijdens overwerk of koopavonden, dan valt dit onder een ‘gerichte vrijstelling’. De maaltijd kan dan onbelast worden vergoed of verstrekt. Als het om een zakelijke lunch gaat die de werknemer voorschiet, wordt het gezien als intermediaire kosten. Ook dan wordt het voorgeschoten bedrag onbelast vergoed aan de werknemer.

Hoe zit het met personeelsfeestjes?

Je kunt op verschillende manieren met personeelsfeestjes omgaan. Als je een personeelsfeest in het bedrijfspand organiseert, is het vrijgesteld van belasting. Als je een personeelsfeest ergens anders organiseert, bijvoorbeeld in een restaurant, is het niet vrijgesteld van belasting. Maar ook hier is natuurlijk een uitzondering op. Je kunt natuurlijk ook een personeelsfeest organiseren ter afsluiting van een opleidingsdag, cursus of seminar. Als het zakelijke karakter overheerst en het feestelijk karakter bijkomstig is, wordt het gezien als kosten ter verbetering van de kennis en vaardigheden van de werknemers. In dat geval valt deze activiteit onder een ‘gerichte vrijstelling’.

Gebruikelijkheidstoets

Zoals je misschien is opgevallen, biedt de werkkostenregeling veel vrijheden. Je hoeft ook niet te toetsen of de werknemer de vergoeding zakelijk of privé gebruikt. Wel moeten de vergoedingen voldoen aan de gebruikelijkheidstoets. Dit houdt in dat de vergoedingen en verstrekkingen die je ter beschikking stelt, wordt vergeleken met vergelijkbare situaties. De vergoeding of verstrekking mag namelijk niet meer dan 30 procent afwijken van de vergelijkbare situatie. Het bedrag dat boven de 30 procent uitkomt, wordt gezien als loon. Naast de 30-procent-regel, worden vergoedingen en verstrekkingen tot een maximum van €2.400,- als gebruikelijk gezien. De bewijslast dat een vergoeding of verstrekking niet gebruikelijk is, ligt bij de Belastingdienst.

Werkkostenregeling en je administratie

Je wilt natuurlijk geen risico lopen dat je vrije ruimte onbedoeld wordt overschreden. Dit kan namelijk leiden tot hoge onvoorziene naheffingen. Daarom is het belangrijk om over actuele gegevens te beschikken, zodat je weet hoeveel je nog kunt besteden. Maar ook om te beslissen hoe de ruimte in de WKR optimaal benut kan worden. De verschillende onbelaste vergoedingen en verstrekkingen voor je werknemers, leg je vast in de administratie. In de desbetreffende boekingsregels is een werkkostendossiercode ingevoerd. iMUIS Online Werkkostenregeling haalt alle regels met deze dossiercodes op uit de administratie. Vervolgens berekent iMUIS Online hoeveel je (nog) kunt besteden aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen aan je werknemers.

Meer over het administreren van de werkkostenregeling? Lees het hier.